Zertifizierung des Rechnungsprüfungsamtes
Die komplexen Arbeitsprozesse der Rechnungsprüfung lassen sich in einem Qualitätsmanagementsystem gut veranschaulichen. Prüfvorgänge werden dokumentiert und geben den Mitarbeitern ein hohes Maß an Handlungssicherheit. Die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems ist ein Teilbereich des funktionalen Managements und damit eine Kernaufgabe der Amtsleitung des Rechnungsprüfungsamtes. Ziel des Qualitätsmanagements ist es, die Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen zu erhöhen. Dabei sind materielle und zeitliche Vorgaben zu berücksichtigen sowie die Qualität von Produkt oder Dienstleistung zu erhalten oder weiterzuentwickeln. Die Qualität ist definiert als das Maß, in dem das betrachtete Produkt oder der betrachtete Prozess den Anforderungen genügt. Das Qualitätsmanagement sorgt für klare Verantwortlichkeiten und Abläufe, was im Rechnungsprüfungsamt zu hoher Akzeptanz und zu einer stärkeren Mitarbeitermotivation durch die Transparenz der Abläufe geführt hat. Außerdem führen die im Wiki beschriebenen Arbeitsabläufe, Checklisten und einheitlichen Vorlagen (Wissensmanagement) zu einer einheitlichen und optimierten Arbeitsweise, die die Rentabilität und letztendlich die Qualität steigern. Die Wirksamkeit des QM-Systems wird regelmäßig in Form von Audits überprüft, die sich an den Forderungen der DIN EN ISO 9001 orientieren. Wesentliche Grundlagen der Audits bilden das QM-Handbuch, die Prozessbeschreibungen und die Arbeitsanweisungen. Im Rechnungsprüfungsamt der Stadt Hamm wird das QM in einem eigenen Amts-WIKI abgebildet. Die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems war nur unter Mitwirkung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rechnungsprüfungsamtes möglich. Als integrierter Bestandteil des Qualitätsmanagements wurde gleichzeitig ein zentrales Wissensmanagement geschaffen.
Die Kunden des Rechnungsprüfungsamtes sind im Wesentlichen der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Hamm sowie die Stadtverwaltung Hamm (Oberbürgermeister, Zentrale Dienste, Stadtämter, Institute, eigenbetriebsähnliche Einrichtungen). Die Rückmeldungen der Kunden werden intern im Amt kommuniziert. Eine Gesamtauswertung der Kundenzufriedenheit erfolgt jährlich im Rahmen der Managementbewertung. Ziel des RPA ist es, sowohl die Wirtschaftlichkeit, die Produkt- und Prozessqualität als auch die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit unter einer Gesamtstrategie zu bündeln. Indem alle Prozesse, die Auswirkungen auf die Qualität haben, vollständig geplant und gesteuert werden, können die Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben und Kundenerwartungen in optimaler Weise berücksichtigt werden. Damit verknüpft ist ein Risikomanagement, welches die Chancen und Risiken eines jeden Prozesses darstellt sowie die daraus ggf. abgeleiteten Maßnahmen abbildet. Zudem ist ein Beschwerde- und ein Fehlermanagement Bestandteil des Qualitätsmanagements im Rechnungsprüfungsamt der Stadt Hamm.
Großer Wert wird auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse gelegt. Erfahrungen daraus fließen wieder zurück in die Planung, so dass ein Regelkreis entsteht. Dabei liegt es im Interesse des Managements, eindeutige Beschreibungen niederzulegen. Andernfalls könnte es persönlich für die durch das Produkt eingetretenen Schäden zur Verantwortung gezogen werden.
Das RPA der Stadt Hamm betreibt eine nachhaltige Qualitätssicherung und Überwachung der Leistungen der Prozesse u. a. durch die regelmäßige Vergleichsringarbeit mit anderen Kommunen (Vergleichsring Rechnungsprüfungskennzahlen in Kommunen / RiK). Das hierzu interkommunal entwickelte RiK-Kennzahlenset unterliegt einer ständigen Weiterentwicklung.
Denken Sie über die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems oder eine Zertifizierung in Ihrem eigenen Arbeitsbereich nach? Sprechen Sie uns an!