Informationen Jahresbilanzgespräche (JBG)

„Pädagogik vor Technik“
Im März 2020 wurde der aktuelle Medienentwicklungsplan vom Rat der Stadt Hamm verabschiedet. Er definiert die Grundlagen der medientechnischen Ausstattung der städtischen Schulen für einen Zeitraum von fünf Jahren und setzt auf einheitliche Standards der IT-Ausstattung. Dies erleichtert den zentralen Support und ermöglicht Preisvorteile. Jährlich steht allen Schulen ein auf Basis der Schülerzahlen errechnetes Budget zur Beschaffung zur Verfügung.

Der Bedarf der Schulen wird in einem Jahresbilanzgespräch erhoben, dessen Grundlage das Medienkonzept der Schule, die bisherige Ausstattung und die darauf basierende Bedarfsliste sind. Vorrangig gilt der Grundsatz „Pädagogik vor Technik“ – daher kommt dem Medienkonzept und dem digitalen Leitbild eine tragende Rolle für die Beschaffung von Hard- und Software zu.

1. Briefing durch das MEP-Team
Jeweils am Anfang eines neuen Kalenderjahres findet ein Online-Briefing statt - Eine entsprechende Einladung geht den Schulen rechtzeitig zu.

Im Rahmen des Briefings erhalten die Schulen Informationen zu den aktuellen Rahmenbedingungen, Formularen, Schwerpunkten und Beratungsangeboten der kommenden Jahresbilanzgespräche (JBG).

Die Mitteilung des schulscharfen Jahresbudgets als Kalkulationsgrundlage erfolgt im Anschluss per Email.

2. Rückmeldung der Schulen
Um die jeweiligen Bedarfe aller Schulen zu erfassen und Sammelbestellungen durchführen zu können, benötigt das MEP-Team bis zum angegebenen Stichtag folgende Rückmeldungen:

  • Schulische Ansprechpartner (Formular „…tpEK-Hamm“, S.1)
  • Schulische Bedarfe digitaler Endgeräte und entsprechendem Zubehör (Formular „…Bedarfserfassung“)

3. Anmeldung eines Beratungsbedarfs (optional)
Ziel des Medienentwicklungsplans (MEP) ist eine bedarfsgerechte Ausstattung der Schulen mit digitaler Medientechnik.
Daher berät und unterstützt das MEP-Team gern die Schulen im Hinblick auf die Anschaffung und den geplanten Einsatz der Medientechnik – Mögliche Beratungsschwerpunkte (Formular „…tpEK-Hamm“, S.2):

  • Medienkonzept, tpEK, MKR
  • Neu-/Ersatzbeschaffung
  • Infrastruktur/WLAN
  • Digitale Präsentationstechnik

HINWEIS: Die Voraussetzung für eine Beratung ist die Angabe medienpädagogischer Ziele!

4. Prüfung und Rückmeldung des JBG-Teams
a) Terminvereinbarung bei Nachfragen und Unklarheiten zum Gespräch oder…
b) einfache Rückmeldung über Einleitung des Beschaffungsprozesses gemäß der Bedarfsliste

Grundsatzfragen

Stellvertretende Leitung StA40:
Herr Drees: drees@stadt.hamm.de

Medien-/Ausstattungskonzepte, medienpädagogische Fortbildung und Beratung, Koordination MEP/JBG

Medienzentrum Hamm:
Herr Grote: bjoern.grote@stadt.hamm.de
Frau Simon: simon@stadt.hamm.de

Pädagogische und technische Beratung Schul-IT

Medienberatung NRW/Hamm:
Frau Jütte: mareike.juette@bra.nrw.schule
Frau Kampschulte: judith.kampschulte@bra.nrw.schule
Herr Labusch: thomas.labusch@bra.nrw.schule
Herr Volkmann: steffen.volkmann@bra.nrw.schule
Herr Schlüter: benjamin.schlueter@bra.nrw.schule
Frau Suren: tanja.suren@bra.nrw.schule


IT-Infrastruktur, Beschaffung Hard-/Software, technische Beratung, Budgetierung

401-IT-Schulmanagement:
Herr Franzbäcker
401-it-management-schulen@stadt.hamm.de

Technische Einrichtung und Bereitstellung Schul-IT, 2nd-Level-Support

HITS (Hammer IT-Support für Schulen): support@hits-hamm.de

Allgemeine Informationen
Das MEP-Ausstattungsbudget für Gerätetechnik und Software-Ausstattung steht jeder Schule jährlich zur Verfügung.

Artikelliste
Die verfügbaren Artikel werden jahresaktuell in einer gruppierten Liste zusammengefasst und den Schulen zur Verfügung gestellt. Alle in dieser Liste aufgeführten Artikel unterliegen sowohl einer zentralen Beschaffung als auch einem gewährleisteten Support durch den Schulträger bzw. dem Hammer IT-Schulsupport. Bitte beachten Sie, dass abweichende Bedarfsmitteilungen ggfs. weder zentral beschafft noch supportet werden können und damit der alleinigen Betreuung der jeweiligen Schule unterliegen (s. IT-Management Schulen).

Die gültige Artikelliste liegt zum Download bereit!

Bedarfsmitteilung (Excel-Tabelle)
Die schulischen Bedarfe werden einmal jährlich im Rahmen der Jahresbilanzgespräche in einer durch den Schulträger bereitgestellten Excel-Liste erfasst. In dieser Liste ist die Höhe der verfügbaren Budgets vermerkt, unter deren Berücksichtigung die gewünschten Artikelnummern aus der Artikelliste mit Angabe von Anzahl und Raumbezeichnung eingetragen werden sollen. Die Einreichung der ausgefüllten Tabelle muss bis zum jeweils mitgeteilten Stichtag erfolgen.
WICHTIG: Ohne Raumzuordnung kann keine Beschaffung erfolgen!

Hardware-Budget gemäß Medienentwicklungsplan
Jedes Jahr steht ein schulscharfes Budget zur Anschaffung digitaler End- und Peripheriegeräte (iPads, PCs, Drucker, digitale Mikrofone, Roboter, über die Fördermittel des Digitalpakts hinausgehende Bedarfe an Präsentationstechnik…) für den Pädagogik- und Verwaltungsbereich zur Verfügung. Die jeweilige Höhe des Budgets richtet sich nach den Vorgaben des Medienentwicklungsplans sowie ggfs. den entsprechenden Anpassungen auf Basis der aktuellen SuS-Zahlen und wird jeder Schule im Rahmen der jährlichen Beratungs- bzw. Jahresbilanzgespräche (JBG) mitgeteilt. Das Budget ist zweckgebunden und kann nicht in Folgejahre übertragen werden.

Über die Fördermittel des Digitalpakts hinausgehende, weitere Präsentationseinheiten können ebenfalls über dieses Budget abgedeckt werden.
Entsprechende Bedarfe werden jährlich über die Bedarfsmitteilung eingereicht. Die über die Rahmenverträge verfügbaren Artikel entnehmen Sie bitte der jeweils aktuellen Artikelliste im Downloadbereich.

Software-Budget
Jedes Jahr steht ein schulscharfes Budget zur Anschaffung ausschließlich von Software (Apps, PC-Programme, Server-Anwendungen…) für den Pädagogik- und Verwaltungsbereich zur Verfügung. Die jeweilige Höhe des Budgets richtet sich nach den Vorgaben des Medienentwicklungsplans sowie ggfs. den entsprechenden Anpassungen auf Basis der aktuellen SuS-Zahlen und wird jeder Schule im Rahmen der jährlichen Beratungs- bzw. Jahresbilanzgespräche (JBG) mitgeteilt. Das Budget ist zweckgebunden und kann nicht in Folgejahre übertragen werden.

Entsprechende Bedarfe werden jährlich auf der Bedarfsmitteilung vermerkt.

Ein Handout zur App-Bestellung (iPads) finden Sie im Download-Bereich!

PC-Software wird nach Rücksprache (Bedarfe, JBG) i.d.R über die Schule selbst beschafft, die entsprechenden Rechnungen sind zur Erstattung einzureichen.

Die über die Rahmenverträge verfügbare Software entnehmen Sie bitte der jeweils aktuellen Artikelliste.

Fördermittel aus dem DigitalPakt Schule (WLAN, Präsentationstechnik)
Die verfügbaren Fördermittel aus dem DigitalPakt Schule zur Ausstattung aller Unterrichtsräume mit flächendeckendem WLAN (1:2) und digitaler Präsentationstechnik (1:1) wurden im Rahmen der Jahresbilanzgespräche in den Jahren 2020/2021 detailliert geplant, entsprechend beantragt und abgeschlossen. Die Umsetzung erfolgt planungsgemäß bis zum Ende des Förderzeitraums zum Jahresende 2024. Änderungen in Bezug auf die Anzahl und Art der geplanten Artikel sind nicht mehr möglich.

Gewünschte Ergänzungen bzw. weitere Präsentationseinheiten können über das Hardware-Budget abgedeckt werden.

Allgemeine Hinweise
Bei der Ausstattung aller 53 Hammer Schulen mit der erforderlichen Infrastruktur, Hard-/Software und entsprechender Peripheriegeräte handelt es sich um einen großen, logistischen Prozess, der einer Reihe von Faktoren und Abhängigkeiten unterliegt:

  • Schulischen Planungen
  • Erfassung durch den Schulträger
  • Bestell-, Vergabe- und Ausschreibungsverfahren
  • Teils aufwendige Beantragung von Fördermitteln
  • Verfügbarkeit und Liefertermine bestellter Artikel
  • Verfügbarkeit ausführender Firmen
  • Uvm.

Bitte habe Sie daher Verständnis dafür, dass u.U. Liefertermine schwer vorhersehbar sind bzw. verschoben werden, Bestellungen in der „falschen Reihenfolge“ eintreffen und sich Verfügbarkeiten ändern. Alle Prozessbeteiligte arbeiten mit großem Engagement an der Erreichung der jeweiligen Ziele!

Bestellungen
Bestellungen erfolgen i.d.R. zentral auf Basis gesammelter Bedarfsmitteilungen der Schulen. Dadurch können viele Standard-Artikel aus so gen. Rahmenverträgen beschafft werden, so dass aufwendige Vergabeverfahren entfallen und günstige Preise bzw. Garantieverlängerungen erzielt werden können. Jedoch unterliegen auch die Rahmenverträge u.U. Modellwechseln der jeweiligen Hersteller, so dass es zur Auslieferung gleichwertiger Alternativprodukte kommen kann.

Lieferzeiträume
Die Lieferzeiträume hängen stark von der Verfügbarkeit des jeweiligen Artikels und dem Beschaffungsweg (z.B. Beachtung des Ausschreibungsrechts) ab. Insbesondere im Zusammenhang der Covid19-Pandemie und dem weltweit großen Bedarf an digitalen Medien können immer wieder Lieferengpässe bzw. -verzögerungen auftreten. Daher bitten wir von stetigen Nachfragen abzusehen!

Abruf von Fördermitteln
Der Abruf finanzieller Fördermittel u.a. aus dem DigitalPakt Schule gestaltet sich sehr komplex und setzt ein umfangreiches Beantragungsprozedere voraus. Die geförderten Artikel oder Leistungen wiederum dürfen erst dann bestellt bzw. beauftragt werden, wenn eine entsprechende Genehmigung der Bezirksregierung vorliegt – Vorab- Beauftragungen sind nicht förderfähig!

Darüber hinaus setzt die Beantragung der Fördermittel des Digitalpakts einen Eigenanteil der jeweiligen Stadt/Kommune voraus, so dass eine zeitgleiche Anschaffung z.B. digitaler Präsentationstechnik für die Unterrichtsräume aller 53 Hammer Schulen nur durch eine gleichmäßige Verteilung über den gesamten Förderzeitraum bis 2024 zu realisieren ist. Eine zeitgleiche Anschaffung innerhalb eines Jahres ist daher leider nicht möglich.

Material und Formulare


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