Damit entfielen ebenso viele zusätzliche Vorsprachen im Bürgeramt – ein spürbarer Gewinn für Bürger:innen und Mitarbeitende gleichermaßen.

"Mit der DokBox bieten wir unseren Bürgerinnen und Bürgern nicht nur mehr Flexibilität, sondern entlasten gleichzeitig unsere Mitarbeitenden in den Bürgerämtern. Das ist gelebte Digitalisierung im Sinne aller", sagt René Fischer, Leiter des Amtes für Bezirksangelegenheiten.

Moderne Technik spart Zeit und Wege
Insgesamt 1.736 Personalausweise und 1.706 Reisepässe wurden im ersten Jahr bequem über die Dokumentenausgabebox abgeholt – und das völlig unabhängig von den Öffnungszeiten der Bürgerämter. Die Box ist montags bis freitags von 7 bis 19 Uhr zugänglich und steht zentral in einem separat zugänglichen Bereich des Bürgeramtes Mitte zur Verfügung.

Die Funktionsweise ist einfach: Wer einen Personalausweis oder Reisepass beantragt hat, kann sich auf Wunsch für die kontaktlose Abholung über die DokBox entscheiden. Sobald das Dokument verfügbar ist, erhalten die Antragsteller:innen eine SMS mit einem persönlichen Abholcode. Die Ausgabe erfolgt dann sicher und automatisiert über die Box. Insgesamt stehen rund 300 Fächer für abzuholende Dokumente zur Verfügung. Sollten die alten Dokumente noch gültig sein, sind diese in den Entwertungsschlitz einzulegen.

Die Wartezeit bis zur Bereitstellung beträgt aktuell rund drei Wochen für Personalausweise und etwa sechs Wochen für Reisepässe. Die Dokumente selbst verweilen nur kurze Zeit in der Box: Personalausweise durchschnittlich sieben Tage, Reisepässe sogar nur etwa vier.

Effizienzgewinn für die Verwaltung
Ein großer Vorteil: Bürger:innen müssen nicht ein zweites Mal im Amt erscheinen, was den Aufwand auch für die Mitarbeitenden deutlich reduziert. "Mit der Einführung der DokBox haben wir einen wichtigen Schritt in Richtung effizientere Verwaltung gemacht", so Fischer. Besonders im Bürgeramt Mitte ist der Effekt deutlich spürbar. Von den Außenbezirken aus, wird die DokBox allerdings noch relativ wenig angesteuert. In den anderen Bürgerämtern soll die Möglichkeit der zeitsparenden Dokumenten-Abholung in einem nächsten Schritt noch zielgerichteter beworben werden.

Weitere Informationen zur Funktionsweise der Dokumentenausgabebox und zur Beantragung von Ausweisdokumenten finden Sie im Serviceportal der Stadt Hamm unter  https://serviceportal.hamm.de.