07.09.2017

Hinweise zur Behandlung von E-Mails

Zugangseröffnung
Die Stadt Hamm bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung sind folgende E-Mail-Adressen eingerichtet:

und

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden.

Dateianhänge
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat bis Version 9 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word Version 2003 (.doc)
  • Microsoft Excel  Version 2003 (.xls)
  • Microsoft Powerpoint Version 2003 (.ppt, .pps)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)


Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Hamm zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine Macros verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.Die Dateien können zur Verringerung der Dateigröße gepackt werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Hamm nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (.zip) entgegen.Aus technischen Gründen könne E-Mails (egal, ob verschlüsselt oder signiert) mit einer Gesamtgröße von mehr als 20 MB nicht entgegengenommen werden.

Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit  Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Verwaltung senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Hamm unterstützt:
• S/Mime
• PGP
Für die Verschlüsselung benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel der Stadt Hamm.

SMIME-Schlüssel, gültig bis 29.08.2020:
publik_vps_stadt.hamm.de.cer

PGP-Schlüssel:
pgp.stadt.hamm.de.asc

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Empfängers über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Signatur
Zur Prüfung der Unveränderbarkeit der Mail sowie zur Feststellung der Authentizität des Absenders können Sie Ihre E-Mail fortgeschritten signieren. Die oben beschriebenen Standards für die Verschlüsselung werden auch zur Signatur akzeptiert. Vor der Akzeptanz Ihrer Signatur setzen Sie sich zu einer einmaligen Identitätsprüfung mit einer Ihnen bekannten Mitarbeiterin oder einem Ihnen bekannten Mitarbeiter bei der Stadt Hamm vorab in Verbindung!

Eigenhändige Unterschrift qualifizierte Signatur
Eine durch Rechtsform angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die sogenannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Diese Möglichkeit wird derzeit von der Stadt Hamm noch nicht für die formgebundene Kommunikation freigegeben, sodass qualifiziert signierte Dokumente noch nicht die Schriftform ersetzen.

Geltungsbereich
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit Mailadressen der Endung @stadt.hamm.de und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch einen Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an

Klaus Dieter Poppe,
Tel. 02381 17-3335